文：一粒云科技原创
企业重要资料外发管理做起来并没有那么难，一共可以5步，按照这个5步设计完成后，会形成一个完整的企业外发资料管理规范，让其他的产品资料，研发资料，知识产权的管理得到进一步的提升，同时外发的过程也更加正规，无形中大大提升了公司的品牌形象。
外发资料管理建设五步法：一粒云科技原创，转载请注明出处。
1、制度先行：建立文件外发管理制度与系统，系统与制度相辅相成，不能一味的靠一方，或者用一方去制衡另外一方，这是企业最爱范的毛病，企业应建立一套文件外发管理制度，包括对文件外发行为的定义、安全操作标准、敏感核心数据的定义、特殊业务场景的定义、负责及涉及人员、文件外发流程规范、系统及平台操作指南、制度执行的特例说明等。这一制度能够约束和规范员工的数据使用行为，并指导企业进行有效的文件外发管控。同时这些制度在系统上能基本的体现出来。
2、使用工具提升效率：使用统一文档管理系统，kbox，或者创建安全内网。对于外出或在家办公的员工，通过管理人员给予其有限的离线授权，允许外出继续使用加密文档，文档仍能保持加密状态，不影响正常办公。在比如使用一粒云kbox文档云系统，在内网隔离出研发与办公网的资料的集中管理与交换审计等。当然对比高级别的资料，加解密软件也是少不了的，通过对研发设备进行透明加解密，让所有的受控资料离开电脑即可加密。一粒云kbox中也提供加解密模块。
3、规范与安全的管理，通过KBOX等文档办公系统智能识别敏感内容文件，自动审核和过滤，只有当员工编辑的文件中包含敏感信息时才进行加密，这样既提高了办公效率，又保障了文件的安全性。同时，设置外发文档的身份认证、访问权限等，防止外发文件的窃取和滥用。 （采用统一外发平台管控，集成加解密软件，集成图纸现在预览等能力）同时，企业应支持自定义审批流程，进行申请离线、申请解密、申请打印外发、申请直接外发等操作。同时，审批方式可以多样化，例如可以在客户端、WEB端以及手机端进行审批，也可以通过验证码进行审批，这样大大提高了办公效率。
4、完整行为记录：企业应完整记录用户行为，包括文件操作记录、程序使用日志、USB外发日志和上传下载日志，支持日志检索和审计追溯。这样在出现泄密事件时，可以通过审批日志以及屏幕追踪，定位事件责任人。
5、定期培训与沟通，建立奖惩措施：定期对员工进行培训，提高他们对数据保护的意识和技能；定期与数据敏感部门的员工进行沟通或测评，确保他们理解和遵守公司的数据保护政策。企业应建立健全员工数据文件外发规范，包括相应的制度、准则和奖惩措施等。对于违规行为进行告警和通报处理，对于良好执行制度的个人和部门给予相应奖励，以此推动员工遵守文件外发管理制度。